Samochód służbowy może ułatwić prywatny wyjazd, ale nie oznacza to, że pracownik może korzystać z niego na takich samych zasadach jak z własnego auta. O tym, czy pojazd wolno zabrać na urlop, kto płaci za paliwo i kto odpowiada za szkodę, decydują przede wszystkim ustalenia z pracodawcą, regulamin floty, polisa ubezpieczeniowa oraz okoliczności konkretnego zdarzenia.

Najważniejsza zasada jest prosta: prywatne używanie samochodu służbowego powinno być wyraźnie dozwolone i opisane przed rozpoczęciem podróży.

Czy samochód służbowy można zabrać na prywatny urlop?

Można, jeżeli pracodawca na to pozwala. Sama możliwość parkowania auta pod domem albo korzystania z niego po godzinach nie musi jeszcze oznaczać zgody na kilkudniowy wyjazd prywatny, szczególnie za granicę.

Przed urlopem należy sprawdzić:

umowę o pracę lub dodatkową umowę dotyczącą pojazdu;
regulamin użytkowania samochodów służbowych;
zgodę na przejazdy prywatne;
limity kilometrów;
zasady wyjazdów zagranicznych;
zakres ubezpieczenia i assistance;
sposób rozliczania paliwa, parkingów oraz opłat drogowych;
listę osób uprawnionych do kierowania pojazdem.

Jeżeli dokumenty firmowe nie regulują wyjazdów urlopowych, pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy w formie, którą później można potwierdzić, na przykład e-mailem.

Brak wyraźnego zakazu nie powinien być traktowany jako automatyczna zgoda na prywatny wyjazd.

Dlaczego regulamin użytkowania auta jest tak ważny?

Dobry regulamin nie powinien ograniczać się do ogólnego zdania, że samochód może być używany prywatnie. Powinien wskazywać konkretne zasady i odpowiedzialność stron.

Warto uregulować w nim:

kto może prowadzić samochód;
czy dozwolony jest wyjazd poza Polskę;
kto pokrywa paliwo użyte prywatnie;
kto płaci za autostrady, parkingi i winiety;
jak zgłaszać kolizję, kradzież lub awarię;
czy pracownik ponosi udział własny w szkodzie;
czy obowiązuje limit prywatnych kilometrów;
gdzie i jak należy przechowywać dokumenty oraz kluczyki;
w jakim terminie trzeba przekazać mandat lub korespondencję z zagranicy.

Regulamin chroni nie tylko firmę. Pracownik wie dzięki niemu, jakie wydatki ponosi samodzielnie i czego musi dopilnować przed podróżą.

Kto płaci za paliwo podczas prywatnego urlopu?

Zasady rozliczenia powinny wynikać z regulaminu, umowy albo wewnętrznej polityki firmy. Najczęściej spotyka się jeden z trzech modeli:

pracownik płaci za całe paliwo wykorzystane podczas urlopu;
firma finansuje paliwo w określonym limicie;
koszty są rozdzielane według kilometrów prywatnych i służbowych.

W przypadku pracownika prywatne korzystanie z samochodu służbowego może stanowić przychód ze stosunku pracy. Art. 12 ustawy o PIT przewiduje zryczałtowaną wartość takiego świadczenia, zależną między innymi od rodzaju napędu i mocy silnika. Aktualny tekst ustawy o PIT jest dostępny w Dzienniku Ustaw.

Ministerstwo Finansów wskazywało również, że wartość paliwa finansowanego przez pracodawcę w związku z prywatnym używaniem samochodu mieści się w ryczałtowym przychodzie pracownika. Nie rozstrzyga to jednak, kto faktycznie ma zapłacić na stacji — tę kwestię nadal powinny określać zasady firmowe.

Jak uniknąć sporów o paliwo?

Przed wyjazdem warto zapisać:

stan licznika;
poziom paliwa;
dzień rozpoczęcia i zakończenia użytkowania prywatnego;
prywatny przebieg;
paragony za tankowanie;
opłaty parkingowe, autostradowe i za ładowanie.

Jeżeli pracownik używa karty paliwowej, regulamin powinien jednoznacznie wskazywać, czy wolno nią płacić podczas urlopu.

Kto odpowiada za szkodę w samochodzie służbowym?

Sama kolizja nie oznacza automatycznie, że pracownik musi zapłacić za całą naprawę. Znaczenie mają między innymi:

przyczyna zdarzenia;
wina kierowcy;
sposób powierzenia pojazdu;
zakres OC i AC;
udział własny;
naruszenie regulaminu;
prowadzenie auta przez osobę nieuprawnioną;
używanie pojazdu pod wpływem alkoholu lub innych środków;
umyślność albo nieumyślność działania.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że przy nieumyślnym wyrządzeniu szkody odszkodowanie pracownika jest co do zasady ograniczone do wysokości rzeczywistej szkody, ale nie może przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia. Przy szkodzie umyślnej pracownik odpowiada w pełnej wysokości. Inaczej może wyglądać odpowiedzialność za prawidłowo powierzone mienie z obowiązkiem zwrotu. Szczegóły opisuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Regulamin nie może dowolnie zastępować przepisów prawa pracy, ale może określić procedurę zgłoszenia szkody, udział własny oraz obowiązki kierowcy.

Co zrobić po kolizji lub uszkodzeniu auta?

Kierowca powinien:

zabezpieczyć miejsce zdarzenia;
udzielić pomocy, jeśli jest potrzebna;
wezwać odpowiednie służby, gdy wymagają tego okoliczności;
wykonać zdjęcia uszkodzeń i otoczenia;
spisać dane uczestników oraz świadków;
skontaktować się z pracodawcą lub fleet managerem;
zgłosić szkodę zgodnie z warunkami polisy;
nie podpisywać niezrozumiałych dokumentów za granicą;
zachować rachunki za holowanie, parking i inne wydatki.

W przypadku samochodu służbowego informacja o szkodzie powinna trafić do firmy od razu, a nie dopiero po zakończeniu urlopu.

Kto płaci mandat otrzymany na urlopie?

Za wykroczenie drogowe co do zasady odpowiada kierowca, który je popełnił. Dotyczy to również sytuacji, gdy pojazd należy do pracodawcy.

Firma może jednak otrzymać pierwsze pismo jako właściciel albo użytkownik pojazdu. Wtedy może zostać zobowiązana do wskazania osoby, która prowadziła auto w określonym czasie.

W krajach UE organy wymieniają informacje dotyczące wybranych wykroczeń drogowych. Oznacza to, że mandat z zagranicy może dotrzeć już po powrocie do Polski. Informuje o tym oficjalny portal Unii Europejskiej Your Europe.

Pracownik powinien:

poinformować firmę o mandacie;
nie ignorować korespondencji;
sprawdzić termin odpowiedzi;
zweryfikować numer rejestracyjny, datę i miejsce zdarzenia;
zachować potwierdzenie zapłaty;
przekazać dokument do fleet managera, jeśli wymaga tego procedura.

Mandat, kara za parkowanie albo opłata za brak winiety nie powinny być automatycznie zaliczane do kosztów służbowych tylko dlatego, że dotyczą samochodu firmowego.

Czy członek rodziny może prowadzić samochód służbowy?

Tylko wtedy, gdy pozwalają na to zasady firmy i ubezpieczenie. Zgoda na prywatne używanie samochodu przez pracownika nie zawsze obejmuje współmałżonka, partnera, pełnoletnie dziecko lub inną osobę.

Przed przekazaniem kierownicy należy sprawdzić:

czy regulamin dopuszcza dodatkowych kierowców;
czy potrzebna jest imienna zgoda pracodawcy;
czy polisa AC i assistance obejmuje taką osobę;
czy obowiązują ograniczenia wieku lub stażu kierowcy;
czy wyjazd zagraniczny wymaga upoważnienia;
kto odpowiada za szkodę i udział własny.

Przekazanie pojazdu osobie nieuprawnionej może prowadzić do problemów z pracodawcą i likwidacją szkody. Nawet gdy ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie osobie poszkodowanej, firma może później dochodzić odpowiedzialności od pracownika, jeżeli ten naruszył ustalone zasady.

Checklista przed zabraniem auta firmowego na urlop

Przed wyjazdem sprawdź:

pisemną zgodę na prywatny użytek;
zgodę na podróż zagraniczną;
osoby uprawnione do kierowania;
ważność OC, AC i assistance;
zakres terytorialny ubezpieczenia;
sposób rozliczenia paliwa i ładowania;
zasady opłat drogowych i parkingowych;
limit prywatnych kilometrów;
procedurę zgłaszania szkody;
udział własny;
wyposażenie i dokumenty pojazdu;
stan licznika oraz samochodu przed wyjazdem.

Floterra porządkuje zasady, dokumenty i koszty

Problemy z autem służbowym często nie wynikają z samego wyjazdu, lecz z rozproszonych informacji: regulamin znajduje się w mailu, polisa w dokumentach księgowości, paragony w schowku, a dane kierowcy w osobnym arkuszu.

W ekosystemie Floterra kierowca i fleet manager mogą uporządkować dane pojazdu, dokumenty, koszty, paragony oraz informacje związane z użytkowaniem auta. Przypomnienia pomagają pilnować ważnych terminów, a uporządkowana historia pojazdu ułatwia późniejsze rozliczenie wyjazdu, szkody lub korespondencji dotyczącej mandatu.

Samochód służbowy na urlopie prywatnym: kto odpowiada za paliwo, mandaty i szkody?